970503本次會議紀錄,你一定要看! 各位夥伴本屆團隊基於「會務透明,凝聚共識,節省紙張」的理念,每次理監事會的紀錄皆公開上網,並以e-mail寄給各位成員,你可以用這兩種管道取得訊息。如想用e-mail直接收到協會各種訊息者,請將正確的e-mail通知秀鳳或鄧屘! 本次會議紀錄,你一定要看!理念共識:※本會多位同仁常參加其他營利或非營利活動(如市民農園導覽活動),我們要怎樣看待? ※帶隊時偶會有申請單位熱心要送我們禮物,我們要如何處理?協會事務※服勤時的志工保險,到底保障有多少,你知道嗎?※我們的新任志工隊長是誰?※各位夥伴提供原創資料(如文字、照片、電子檔案等)給協會活動使用,授權範圍如何規範,你知道嗎?※本次桐花節和螢火蟲季,有什麼事值得自鼓勵和檢討?我們做了一個備忘錄,希望作為下次活動時之參考,請你也注意一下,並歡迎提供建言! 土城景保第六屆理監事會團隊 上 5/6臺北縣土城市自然景觀協會第六屆第二次理監事聯席會紀錄 一、時 間:中華民國九十七年五月三日 下午七時三十分二、地 點:台北縣土城市金城路三段206巷10號(台電員工宿舍會議室) 三、會議主席:理事長鄭秀鳳 紀錄:鄧屘、林立昀四、出席理事:王月嬌、呂盈寬、周鳳琴、林立昀、楊清宏、施坤榮、馬昂霄、高進良、張昔賢黃麗華、廖武堅、劉金鸞、鄭秀鳳出席監事:吳江美珍、曾素琴、賴美雲列 席 人:總幹事:鄧屘,出納:鄭百伶,會計:陳秋靜、洪翠琴五、主席報告:(一)、本年度桐花節與螢火蟲季已完滿達成,非常非常感謝大家的辛苦,如對此次的活動有任何意見,請坦誠的提出檢討和建議。(二)、本年度志工保險已完成投保,承保公司為蘇黎禮服世產物保險股份有限公司,保險條件與96年度同,詳情如下:1.身故或殘廢保險金100萬元,每次傷害醫療保險最高2萬元。2.志工保險費共3,420元(57人*60元),被保險人名單以97年度公布參與值勤者為限。(三)、本年度會員大會暨理監事會議紀錄已於三月初上網,並寄送各會員與理監事(以該會員有e-mail者為限),請自行上網查看。  (四)、5月份的路段觀察四組全部取消,但請照樣出席支援各天的,五月份請至少出席一次各項導覽活動,請各組組長協助通知,5月份的研討會照常舉行。  (五)、本會為非營利性,具公益性之服務團體,但本會成員如參與其他營利性或非營利性活動時,屬個人權益與生涯規劃,請大家給予尊重。參與其他團體活動的成員也請以正面的,公開的態度,勿庸避諱,更請隨時分享經驗,促進交流,盡量把協會的正面形象推廣出去。(六)、敬請各位夥伴提供原創資料(如文字、照片、電子檔案等),以充實本會生態資料庫。深深感謝此次桐花節提供各項資料的同仁,使活動更加豐富多元化。建議今後如願提供資料者,請自行註明姓名或標記,以方便辨認原創者,並免引起糾紛。(七)、開會討論所得之共識與理念,請各位理監事以後多予宣導,以期各位夥伴能得到完整不偏頗之訊息。 六、討論提案:(一)請推舉本會志工隊長。決議:一致同意由黃麗華擔任本會志工隊隊長。 (二)各位夥伴提供原創資料(如文字、照片、電子檔案等)給協會活動使用,授權範圍如何規範,請討論。決議:1、提供資料者(含研討會發表之電子擋),視為無償授權本會作為以本會名義主辦、參與、推廣、研究等各種活動(如生態導覽、研究討論、桐花節活動展示、推廣用電子檔等)使用。如有限西裝外套制授權範圍者,請在授權時聲明。2、請提供照片資料者,在不影響畫面完整性之原則下,自行在原創資料上具名或標記,以方便辨識,並免引起糾紛。3、本會同仁個人有需要時,請逕向資料原創者洽詢授權,本會各項相關資料保管者,不得將資料提供任何個人使用。 (三)各項服勤活動,如遇申請單位致送禮物時,如何處理,請討論決議:1、本會為非營利公益團體,以推廣生態保護理念為職志,服勤志工個人不接受任何報酬,但歡迎申請單位贊助本會。2、如遇申請單位致送個人禮物時,不宜接受,但如禮物為即時消費性物品(如糖果、餅乾等禮物)則不必特意推辭。3.各項禮物份數不足當天服務人數時,請當天服勤志工以感恩的心情,互相協調分享之。如為不易即時分享之禮物,亦可交由協會處理之。 (四)本年桐花節及螢火蟲季,執行上之優失,請大家共同檢討,以為將來辦理類似活動參考。決議:經充分討論後,共識如下:1、任何活動執行時,請大家以善解、包容、尊重的態度處理。任何活動檢討,以「對事不對人,下次會更好」的心情虛心檢討。2、經鄧總幹事整理出一份「2008年桐花節及火金姑饗宴備忘錄」存查,以為將來辦理類似活動參考,並上網公告,如有其他建議,歡迎向鄧總幹事提出。(見附件) 七、  散會 附件土城市自然景觀保護協會2008年桐花節(4/26~27)及火金姑饗宴(4/19、4/27)備忘錄1. 參與角色定位:土城市公所導覽志工(我們以土城市自然景觀保護協會團體參加)2. 費用來源:建設課提供彩繪材料和電池和餐盒和志工背心和手電筒,公所提供便當及瓶水及帽子,力捷公司贊助8500元及禮物5份及高級AVON保養品一瓶。3. 人員安排:全員參與,並邀請部份會員參與。並朝成ARMANI員隨時可因不同需求組成之方向運作。4. 感謝葉月娥及王素卿個提供獎品一批。公所提供兒童筆記書。 優點:1. 參與者全力以赴,熱力四射,打響本會知名度。2. 自信充份展現,多數或全部伙伴享受這種感覺。 以為及沒想到下的產物: 1. 人員臨時參與,時數應如何處理?(請其補簽)2. 各組未出席人員之餐盒,應優先保留給臨時出席之伙伴。3. 請儘可能仔細看過各項發出之資料及留意宣布之訊息及部落格內容之異動。4. 若有異常之狀況,能自行處理即理之,反之,請上報。否則,請記錄下來,報與相關負責之人,知情況,並儘可能改善。(如木棧道4/26無桌及椅)5. 上午組8:30~12:30、下午組12:00~16:00,未指出用餐時間或應如何輪流。6. 專心於排定之任務,疏忽了本身之需求。(上廁所、補充水。各位伙伴:有健康,才能談其它,不是嗎? 所以,請替換或輪流。)7. 草編組請組長協助草編材料,未準備足夠其它相關用品,如膠帶等。8. 桐花彩繪之花朵數、顏色、顏料使用法及說明,及未來技巧之提昇練習等。9. 特別獎品,桐花花環之準備。10. 火金姑饗宴A線或B線之動線帶隊需求,應如何對應?(責任歸屬)盡可能避免或清楚說明方式。11. 桐花公園螢光棒之販賣。12. 火金姑饗宴,派員動線巡視,勸導民眾勿捕捉螢火蟲等。13. 相片以串成1排之方式懸掛,較可免於遺失。且於背面加註名稱。14. 請公所協助於水火同源步道口,預留兩旁之停車位,便於懸掛解說牌及解說。15. 活動期間,請公所協助安排機車可停於貴賓停車場。16. 建議公所對於大會服務人員,安排活動前說明會,使其能更圓滿完成其任當鋪務。

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